Cara Mengurus Masa dengan Efektif: Tips dari Pengalaman Saya

Mengurus masa dengan baik adalah kunci untuk capai produktiviti yang tinggi, sama ada dalam kehidupan peribadi ataupun perniagaan. Dari kecil, saya dah diajar untuk ada jadual. Melentur buluh memang dari rebungnya, tetapi saya mengambil masa yang agak lama untuk konsisten berdisiplin. Saya ini bukanlah tak pandai, tetapi kadang-kadang slow juga hehe. Sampai ke hari ini, saya masih dalam proses melatih diri untuk berjadual. Walau bagaimanapun, banyak improvement yang telah dibuat.

Terima kasih kepada umi sebab dari kecil memang buatkan kami jadual. Dulu mula dengan jadual yang simple, sekarang dah guna app. Saya pernah guna WhatsApp dan Notes untuk mengatur jadual saya. App kegemaran saya adalah TickTick. Saya dah cuba banyak app, tetapi TickTick paling sesuai dengan keperluan dan masa saya.

Dalam post kali ini, saya akan berkongsi beberapa tips dan pengalaman menggunakan aplikasi TickTick.

Menggunakan TickTick untuk Pengurusan Masa 

TickTick adalah aplikasi yang sangat membantu dalam menyusun dan menguruskan tugas-tugas harian. Fungsi-fungsi seperti Eisenhower Matrix dan pomo watch membantu saya kekal fokus dan produktif. Setiap tugas mesti disetkan dengan masa yang spesifik untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Ini sangat membantu. Pada awalnya, saya takut nak set masa, contohnya mandi pukul 5 pagi atau pergi beli barang jam 2.30 petang. Saya risau tak mampu nak ikut.

Dulu saya fikir cukup susun tugas untuk hari tersebut tanpa mengatur masa bila nak buat. Tapi sungguh itu tak efektif langsung. Kita akan rasa penat sebab banyak tugas yang tak siap dan asyik pending je. Dengan mengatur masa, kita sedar bila terlalu banyak dan kita akan mula delegate kepada orang lain. Jika tidak, kita asyik nak buat sendiri kan haha.

Kepentingan Jadual 

Jadual ini penting, semakin bertambah umur, semakin penting jadual ini. Seperti yang saya pernah cerita, perkongsian Ustaz Umar, berjadual adalah salah satu ciri-ciri orang yang berjaya. Saya nak berjaya, jadi saya kena konsisten berjadual.

Susun Jadual Harian 

Setiap hari saya cuba pastikan jadual harian disusun dan dikemaskini. Biasanya saya akan susun setiap pagi sebelum pergi kerja, dan lagi baik kalau dapat susun malam sebelumnya. Bila jadual disusun dengan baik, hari kita akan rasa lebih tenang dan panjang. Susun jadual lebih awal juga membantu kita fokus pada apa yang patut dilakukan dan elakkan terlepas perkara penting. Kadang-kadang saya sanggup push forward jadual semata-mata nak susun jadual, sebab ia membuatkan saya lebih fokus.

Nota Hati 

Tak tahu lah efektif ke tak, tapi semoga bermanfaat! Jadikan penyusunan jadual sebagai habit dan rutin harian >.<

Lot of Love,

Asiah

Read More

Menghadapi Ketidakfahaman: Cara Kekal Positif dan Tenang

Kadang-kadang, dalam hidup ini kita akan berdepan dengan orang yang sukar bertoleransi atau tidak memahami cara kita. Setiap orang mempunyai cara yang berbeza dalam melakukan sesuatu, dan kita tidak boleh marah atau mengharapkan mereka untuk mengikut cara kita sepenuhnya.

Benda macam ini memang boleh memberi kesan yang mendalam, terutamanya bila kita sudah cuba bercakap dengan baik tetapi masih tidak difahami. Emosi kita boleh menjadi kacau bilau, dan usaha untuk kekal positif boleh terganggu. Tetapi itulah kehidupan, kan? Tidak semua orang akan mengikuti cara yang kita harapkan.

Mungkin ini adalah salah satu ujian dari Allah untuk kita, tetapi bukan semua yang berlaku itu buruk. Boleh jadi ini adalah persediaan untuk menghadapi ujian yang lebih besar di masa hadapan. Bila fikiran seperti ini datang, saya cuba untuk bertenang dan mengingatkan diri sendiri tentang apa yang Allah suruh dan suka.

Siapa kata hati tidak sakit? Kadang-kadang kita rasa nak berubah mengikut rentak orang yang tidak bertoleransi, tetapi adakah itu akan merubah keadaan? Tentulah tidak. Apa yang kita boleh buat adalah terus berfikir dan bertindak mengikut apa yang Allah redhai. InshaAllah, segala-galanya akan menjadi lebih baik.

Nota Hati: Kepada sesiapa yang sedang menghadapi situasi yang sama, ingatlah bahawa setiap ujian adalah peluang untuk kita memperbaiki diri dan mendekatkan diri kepada Allah. Stay strong, dan semoga kita semua diberi kekuatan untuk menghadapi segala cabaran dengan hati yang tenang dan penuh kesyukuran.

Lot of Love, Asiah.

Read More

Hari yang Penuh Kesyukuran di Marjan Halal Mart

Hari ini adalah hari yang penuh kesyukuran di Marjan Halal Mart! Alhamdulillah, saya sangat bangga dengan diri sendiri dan team saya atas segala usaha dan inisiatif yang telah dilaksanakan.

Latihan Team

Awal pagi tadi, saya sampai di pejabat dan terus rancang jadual seperti biasa. Salah satu agenda utama hari ini adalah melatih staf. Biasanya kalau latihan team selalu buat secara adhoc, tetapi hari ini saya berjaya khususkan masa untuk pastikan team mendapat latihan yang sepatutnya. Latihan kepada team amat penting bagi pembinaan team yang kuat dalam sesuatu kejayaan perniagaan. Hari ini, kami belajar cara-cara melabelkan produk yang telah dipacking. Sesi latihan berlangsung selama satu jam dari jam 4 hingga 5 petang. Alhamdulillah, dengan bantuan ChatGPT, saya berjaya menyiapkan draft SOP untuk latihan tersebut. Saya percaya SOP sangat penting supaya proses menjadi lebih lancar. Ini adalah satu pencapaianbagi saya.

Dalam jangka masa panjang, saya harap latihan ini akan menjadikan team lebih cekap dan pandai menguruskan bisnes walaupun saya tiada di sisi sepanjang masa. Dengan mengadakan latihan susulan secara berkala setiap minggu, mereka juga dapat menjadi team leader yang baik.

Penyediaan SOP

Dalam SOP tersebut, saya pastikan langkah-langkah yang dimasukkan adalah terperinci dan mudah difahami. Contohnya, langkah-langkah untuk pastikan setiap produk dilabel dengan betul, termasuk penggunaan printer yang betul dan prosedur  yang perlu diikuti. Saya sendiri akan test SOP tu dulu dan minta pada team test juga supaya jika ada sebarang isu, kami boleh tambah baik pada masa akan datang bersama. Selain itu, mungkin akan ada sesi ulangan dan pemeriksaan berkala bagi memastikan semua team faham dan ikut SOP dengan betul. Jika ada perubahan, kami akan duduk berbincang untuk selaraskan semula.


Kemaskini Papan Hijau

Team saya juga menunjukkan inisiatif yang bagus. Mereka sedang mengemaskini papan hijau untuk diletakkan di depan kedai, dan kali ini, mereka menggunakan Canva untuk membuat reka bentuk yang lebih menarik berbanding hanya menulis dengan marker. Pada papan hijau tersebut, kami letakkan kategori produk utama dan beberapa senarai produk top yang selalu dicari pelanggan, berdasarkan data jualan produk. Marjan Halal Mart pasti akan kelihatan lebih meriah yang penuh dengan barang-barang dan saya rasa sangat gembira melihat perubahan ini. Papan hijau ini akan dikemaskini secara berkala dua kali seminggu.

Pengurusan Masa dengan TickTick

Sejak kebelakangan ini, saya sangat fokus untuk uruskan masa dengan lebih baik. Dulu, saya selalu rasa yang masa ni tidak cukup sedangkan semua orang diberi tempoh masa yang sama, walaupun saya seorang yang sentiasa menyusun jadual. Namun, setelah mendengar perkongsian dari Ustaz Umar tentang ciri-ciri orang berjaya yang menyusun masa dengan baik, saya mula 'trigger' dan mula menetapkan masa untuk semua perkara. Saya gunakan aplikasi TickTick untuk membantu uruskan tugas dan masa saya. Dalam TickTick, saya boleh asingkan tugas mengikut keutamaan menggunakan fungsi seperti Eisenhower Matrix. TickTick memang dicipta untuk uruskan semua aspek kehidupan kita dalam satu tempat,  bermula dari task hingga calendar. Kita juga boleh ada daily view atau monthly view supaya kita boleh clarify apa yang kita nak buat seterusnya dengan lebih baik. Yang paling saya suka adalah fungsi pomo watch dalam TickTick. Ia sangat membantu saya untuk kekal fokus dan produktif. Dulu, tugas-tugas saya tidak disetkan dengan masa yang spesifik, tetapi sekarang setiap tugas mesti disetkan dengan masa yang tepat. Tanpa masa yang ditetapkan, tugas-tugas tidak boleh dilaksanakan dengan efektif. Hasilnya sangat positif. Jika anda seorang yang detail dan tersusun, aplikasi ini sangat sesuai untuk anda. Tip penting: Susun dan kemaskini jadual anda setiap hari. Jadikan ia sebagai kebiasaan dan rutin harian.


Temuduga Calon Baru

Hari ini juga saya sempat mengadakan temuduga calon baru untuk team kami. Saya menggunakan ChatGPT sekali lagi untuk mencipta soalan tambahan bagi temuduga tersebut. Soalan-soalan ini membantu saya memahami potensi calon dengan lebih baik. Kebanyakan soalan berkisarkan tentang pengalaman lepas, bagaimana calon mengendalikan situasi, serta soalan tentang kebolehpercayaan, tanggungjawab, dan pengurusan masa. Penggunaan ChatGPT memang memudahkan kerja, tetapi kita perlu memahaminya dan memberikan maklumat yang tepat untuk mendapatkan jawapan yang terbaik.

Bagi saya, perkara paling penting ketika temuduga adalah sikap. Kalau seseorang itu pandai tetapi tiada sikap yang baik, ia lebih sukar diurus berbanding team yang kurang pandai tetapi mempunyai sikap yang baik dan sentiasa ingin belajar serta memperbaiki diri sendiri. Selain sikap, kebolehan untuk bekerja dalam pasukan dan kemahiran komunikasi yang baik juga sangat penting.

Biasanya orang yang datang temuduga akan berdebar, tetapi walaupun saya yang mengendalikan temuduga, saya yang berdebar - Hahaha. Saya juga merancang untuk menggunakan ChatGPT dalam bahagian lain proses pengambilan pekerja, seperti onboarding atau training.

Secara keseluruhan, hari ini adalah hari yang penuh produktiviti dan pencapaian. Saya sangat bangga dengan diri sendiri dan pasukan saya. Terima kasih kepada ChatGPT yang banyak membantu dalam memudahkan kerja-kerja harian kami. Saya berharap untuk terus melihat perkembangan positif ini di Marjan Halal Mart.

Lot of Love,

Asiah

Read More